退職届の正しい書き方｜手書き・パソコン例文と注意点を完全ガイド

退職届の正しい書き方｜手書き・パソコン例文と注意点を完全ガイド

退職届と退職願の違いとは？まずは基本を理解しよう

そもそも「退職届」とは？

退職届とは、「退職することを会社に正式に通知する書類」です。

単なる意思表示ではなく、提出すれば原則として撤回ができないという法的な性質を持ちます。

つまり、退職届を出した時点で、会社と労働者との間で「退職の合意」が成立したとみなされます。

「もう決定事項として退職する」という明確な意思を伝えるのが退職届の役割です。

そのため、内容や形式にも一定のルールやマナーが求められます。

「退職願」との違いに注意

よく似た言葉に「退職願」がありますが、これは退職をお願いする書類であり、まだ会社側に承認されていない段階で使います。

退職願は、あくまで「申し出」の意味合いであり、会社が承諾することで初めて効力を持ちます。

つまり、「退職願 → 退職届」の順番で使われるのが本来の流れです。

ただし、最近は形式的な違いにこだわらず、最初から「退職届」の提出を求める会社も多くあります。

社内規定を確認したうえで提出書類を選びましょう。

企業によっては指定様式があることも

企業によっては、「このフォーマットで提出してください」という指定様式の退職届テンプレートがある場合もあります。

社内の人事部に確認しておくと安心です。

退職届の基本構成とマナー

用紙サイズ・紙質・筆記具のルール

退職届は、通常A4サイズの白い用紙を使って作成します。

コピー用紙のような安価な紙ではなく、少し厚みのある上質紙を選ぶと、よりフォーマルな印象になります。

筆記具は、黒のボールペンまたは万年筆を使用しましょう。

消えるボールペンや鉛筆はNGです。

印刷ではなく手書きで提出する場合は、文字がはっきり読みやすいかにも注意が必要です。

縦書き・横書きどちらがよい？

退職届は原則として縦書きが正式とされていますが、パソコンで作成する場合や若い世代が多い職場では横書きも一般的になっています。

迷った場合は、社内で過去に提出された例がどうだったか、あるいは直属の上司や人事担当に確認してみるとよいでしょう。

フォーマル度を重視するなら縦書き、実用性を重視するなら横書きという傾向です。

封筒の選び方と書き方マナー

退職届を提出する際は、白い無地の封筒を用意してください。

茶封筒や柄付きの封筒は避けましょう。

サイズは、三つ折りでA4用紙が入るもの（長形4号）が適しています。

封筒の表面には中央に「退職届」と記載し、裏面の左下に氏名を記入します。

封は基本的にのり付け不要ですが、郵送する場合や厳密に封をしたい場合は、のり付け＋〆マークを入れてください。

退職届の正しい書き方【例文つき】

手書きの場合の書き方

手書きで退職届を作成する際は、縦書きが基本です。

黒の万年筆やボールペンを使用し、丁寧な字で書くことを意識しましょう。

文字がかすれたり、にじんだりする場合は用紙を新しくしましょう。

縦書きで書くときのポイント

縦書きは文章の重みや礼儀正しさが伝わるため、上司や人事に対して失礼のない印象を与えられます。

以下のような構成で書くのが一般的です。

要素内容
1.日付提出日を和暦または西暦で記入
2.宛名「◯◯株式会社　代表取締役　◯◯殿」など
3.本文退職の意思と退職日を明記（例：「一身上の都合により◯月◯日をもって退職いたします」）
4.署名氏名と押印（認印または実印）

紙の中央に本文がくるようにレイアウトを意識すると、見た目も整い印象が良くなります。

横書きで書くときのポイント

横書きの場合は、ビジネス文書の形式に準じて書きます。

上から順に「日付」「宛名」「タイトル（退職届）」「本文」「署名」の順で記載します。

パソコンで作成する場合も、この流れを守りましょう。

パソコンで作成する場合のルール

最近ではパソコンで作成した退職届を受け付ける企業も増えています。

特にIT企業やベンチャー企業では、デジタル文書が一般的になっていることもあります。

ただし、形式はあくまで「文書」としての体裁を守ることが大切です。

フォントは明朝体やゴシック体などの落ち着いたものを選び、10.5pt〜12pt程度が適切です。

印刷して封筒に入れて提出するのが基本ですが、メールでの提出を認めている会社ではPDFでの送付も可能な場合があります。

事前に社内ルールを確認しましょう。

手書き・パソコン共通の書式構成

1.日付

退職届を提出する日を記載します。

退職日ではない点に注意してください。

和暦・西暦どちらでもかまいませんが、書類内で表記を統一することが重要です。

2.宛名（誰あてに出すのか）

会社の代表者あてに提出するのが正式です。

「◯◯株式会社　代表取締役　◯◯◯◯ 殿」と書きましょう。

自分の上司あてではありませんので注意が必要です。

3.本文（退職理由と日付）

本文では「一身上の都合により、◯年◯月◯日をもって退職いたします」と簡潔に記載するのが基本です。

理由は詳しく書く必要はありません。

会社の都合で退職する場合（整理解雇や契約満了など）は、事情に応じて適切な文言に変えてください。

4.署名（氏名＋印鑑）

最後に自分の名前をフルネームで記載し、その横に押印します。

印鑑は認印でも構いませんが、より丁寧にしたい場合は実印が望ましいとされています。

退職届の例文【職種別・状況別】

一般的な退職理由での例文

退職届

令和◯年◯月◯日

◯◯株式会社
代表取締役　◯◯◯◯殿

このたび、一身上の都合により
令和◯年◯月◯日をもって退職いたします。

◯◯ ◯◯（自署・印）

一身上の都合による退職

一身上の都合とは、個人的な事情で退職する場合のもっとも一般的な表現です。

理由を詳しく書かずとも受理されることが多いため、迷ったらこの書き方を使うのが無難です。

転職による退職

転職の場合も、「一身上の都合」で問題ありません。

ただし、社内の雰囲気によっては、「新たな挑戦のため」など、前向きな理由に言い換えるのも一つの手です。

体調不良・家庭の事情での退職

体調不良や家庭の都合で退職する場合も、退職届には詳細を書かないのがマナーです。

必要があれば口頭で説明し、書面には「一身上の都合」と記載しましょう。

パート・アルバイトの退職届

パートやアルバイトでも、きちんとした退職届を提出すると好印象です。

下記のような簡潔な形式が適しています。

退職届

令和◯年◯月◯日

◯◯店　店長 ◯◯◯◯ 殿

このたび、一身上の都合により
令和◯年◯月◯日をもって退職いたします。

◯◯ ◯◯（自署・印）

円満退職を印象づけたいときの例文

退職後も人間関係を良好に保ちたい場合は、一言お礼の言葉を添えると丁寧です。

たとえば以下のようにまとめられます。

退職届

令和◯年◯月◯日

◯◯株式会社
代表取締役　◯◯◯◯殿

このたび、一身上の都合により
令和◯年◯月◯日をもって退職いたします。
在職中は大変お世話になりましたことを
心より御礼申し上げます。

◯◯ ◯◯（自署・印）

退職届を書くときの注意点

NGな表現・マナー違反に気をつけよう

退職届は正式な書類であるため、感情的な言葉や批判的な表現は絶対に避ける必要があります。

特に以下のような内容は書かないようにしましょう。

  • 「会社の体制に不満があるため退職します」などの否定的な理由
  • 「人間関係のストレスが限界です」などの個人批判につながる内容
  • 「やってられないので辞めます」などの砕けた言い回し

退職理由に対する本音はあっても、退職届にはビジネスマナーを守った定型表現を使うのが原則です。

退職理由の書き方に迷ったら「一身上の都合」で

どうしても理由の書き方に悩んだ場合は、「一身上の都合により退職いたします」という表現で問題ありません。

この言葉は、プライバシーへの配慮もあり、誰にとっても受け入れやすいオールマイティな表現です。

逆に、過度に詳細な事情を書いてしまうと、不要な誤解や社内での混乱を招くリスクがあります。

書類はあくまで事務手続き用と割り切りましょう。

会社への恨みや不満は書かない

「辞めるから何を言ってもいい」という考えは危険です。

退職届は、自分が書いた最後の“公式な言葉”として、会社に保管されることもある重要な書類です。

特に大企業や上場企業では、退職後も提出書類を保管する規定があることが多く、今後のキャリアにも影響を及ぼす可能性があります。

感情的にならず、冷静に・簡潔にまとめることを意識しましょう。

よくある質問と回答（FAQ）

退職届に理由は必ず書かなきゃダメ？

いいえ、詳細な退職理由を書く必要はありません。

「一身上の都合により退職いたします」とだけ記載すれば問題ありません。

プライベートな事情を無理に開示する必要はありません。

退職届に印鑑は必要？シャチハタでもいい？

署名の横に認印または実印を押すのが一般的です。

ただし、シャチハタ（インク浸透印）は避けましょう。

押印は必須ではない場合もありますが、マナーとして付けておくと丁寧です。

封筒に会社名を書く？「退職届」と書くだけ？

封筒の表には、中央に「退職届」とだけ書くのが正式です。

裏面の左下に自分の氏名を記入するのが一般的なマナーです。

会社名を書く必要はありません。

パソコンで作ってもマナー違反じゃない？

多くの企業では、パソコンで作成された退職届も受け付けられています。

ただし、職場の雰囲気や年齢層によっては、手書きのほうが印象が良い場合もあります。

迷ったら直属の上司に相談しましょう。

退職届はコピーを取っておいたほうがいい？

はい、必ず提出前にコピーを取っておきましょう。

退職日や提出日など、後で確認が必要になることがあります。

手書きの場合は写真を撮っておくだけでも構いません。

まとめ｜マナーある退職届で円満な退職を

退職届は、単なる事務書類ではなく、あなたの「社会人としての最後の印象」を形にする大切な一通です。

だからこそ、内容を簡潔に、礼儀正しく、丁寧に書くことが求められます。

理由に悩んだら「一身上の都合」と記し、会社への恨みや不満は一切書かないようにしましょう。

手書きでもパソコンでも、形式とマナーを守って作成すれば問題ありません。

必要に応じて、会社の規定や慣習も確認してください。

退職という人生の節目を、円満に、そして後腐れなく迎えるためにも、正しい退職届の書き方を知っておくことはとても大切です。

このページが、あなたの次のステップの助けになれば幸いです。