退職の手続きとやるべきことの全まとめ｜退職届から会社への伝え方からあいさつまで

退職の手続きとやるべきことの全まとめ｜退職届から会社への伝え方からあいさつまで

退職時に必要な手続きと対応は想像以上に多い

退職は、ただ「辞めます」と伝えるだけでは終わりません。

退職を決めたその日から、最終出社日までにやるべきことは意外と多く、会社のルールや業種によっても変わってきます。

しかもそれらは、単なる事務的な手続きだけでなく、上司や同僚、取引先への伝え方やあいさつのタイミング、業務の引き継ぎなど、人間関係の整理を含む「感情的なケア」も必要なプロセスです。

退職は一度きりの出来事である人も多く、前例がない中で不安を抱えながら進めることもあるでしょう。

本記事では、そんな不安を解消できるよう、退職を決意してから実際に会社を去るまでに行うべきことを、時系列でわかりやすく解説していきます。

退職は「伝える」だけでは終わらない

退職の意思を伝えた後にも、多くのやりとりと準備が必要です。

会社への手続き、業務の引き継ぎ、書類の確認、社内外へのあいさつ…どれもスムーズに進めなければ、円満退職は難しくなります。

円満退職に必要なのは手続き＋信頼関係の整理

たとえ「もうこの職場とは縁を切る」と思っていたとしても、退職の印象は人事評価や人間関係に大きな影響を残します。

前職の同僚や上司と、思いがけず別の場で再会することもあるため、「辞め方」は大人のマナーとして重要視されるのです。

在職中・退職日・退職後に分けて考えるとわかりやすい

退職に関する対応は、大きく3つのフェーズに分けられます。

  • 在職中にやること（退職の申し出・引き継ぎ・あいさつなど）
  • 退職日当日の手続き（返却・書類の受け取りなど）
  • 退職後の準備（公的手続き・確定申告・転職先への提出など）

それぞれの段階でやることが異なるため、時系列で整理しておくことがトラブル回避の鍵となります。

退職を切り出すタイミングと伝え方

最初のステップである「退職の意思を伝える場面」。

ここが最も緊張するという方も少なくありません。

伝え方を間違えると、感情的な対立や不信感を生む可能性もあるため、伝える相手・順番・時期・言葉選びには特に配慮が必要です。

上司に伝えるのは「1〜2か月前」が基本

法律上は、民法第627条により「2週間前」に申し出れば退職できますが、現実的には職場の業務や後任体制を考慮し、最低でも1か月前、できれば2か月前には伝えるのが社会的マナーです。

特に、繁忙期や引き継ぎに時間がかかるポジションの場合、できるだけ早めに相談することが信頼関係を保つコツです。

伝えるときの順番と注意点（直属の上司→人事→周囲）

退職を伝える順番を間違えると、社内で不要な混乱を生むことがあります。

最初に伝えるべきは、必ず直属の上司。

上司の了承が得られてから人事へ、そして部署内の同僚や社内関係者へ伝える流れがベストです。

いきなり同僚に相談したり、SNSで匂わせ投稿をするのは絶対に避けましょう。

退職理由の伝え方とNG例（本音と建前の使い分け）

「もう限界だから辞めたい」「給料が安いから転職したい」…これが本音だとしても、相手に伝える際には角の立たない表現に置き換える工夫が必要です。

たとえば、「新しい分野に挑戦したい」「家庭の事情で一度立ち止まりたい」など、前向きかつ理解されやすい退職理由を伝えることが、円滑な関係維持に繋がります。

有給消化や退職日についての交渉の進め方

法律では、退職時の有給休暇は本人の希望により消化可能とされています。

ただし、有休消化を希望する場合は、退職日の設定と合わせて早めに相談しましょう。

「いつから有休に入りたいのか」「最終出社日はいつか」を明確にし、上司や人事と調整することで、トラブルを回避できます。

円満に退職するための伝え方のコツ

伝える時は、まず「今までお世話になったことへの感謝」を言葉にすることが大切です。

退職の意思は、感情的ではなく事実として冷静に、簡潔に伝えることが基本です。

例）

「突然のことで恐縮ですが、◯月末をもって退職させていただきたく、ご相談に参りました。」

「今後のキャリアについて熟慮した結果、別の環境で挑戦することを決意いたしました。」

社内で行う退職手続きの流れとポイント

退職の意思を伝えたあとは、会社側と本人の間でさまざまな手続きが発生します。

ここでは、退職者本人が会社で行うべき手続きや確認事項について、時系列でわかりやすく整理します。

退職届・退職願の書き方と提出タイミング

上司に口頭で退職の意志を伝えたら、正式な書類として「退職届」あるいは「退職願」の提出が求められます。

社内でフォーマットが用意されている場合も多いため、人事部や庶務に確認してから作成しましょう。

提出のタイミングは、基本的に退職の意思が受理されたあと、できるだけ早くが原則です。

書き方のポイントは以下のとおりです：

  • 退職理由は「一身上の都合」でOK（詳しく書く必要はありません）
  • 日付と氏名、宛先（所属長や代表者名）を明記
  • 手書きか指定の電子フォーマットに沿って丁寧に

業務引継ぎの準備（資料・マニュアル・口頭）

業務引継ぎは、退職者にとって最後の責任です。

後任が決まっていない場合でも、業務の流れや案件の進捗、クライアントの対応履歴などをまとめた資料を準備しましょう。

引継ぎ資料に含めるべき内容：

  • 日次・週次・月次のルーチン業務一覧
  • 顧客・取引先の情報と過去の対応履歴
  • 注意点・イレギュラー対応の事例
  • 社内フローや社外連絡先の一覧

可能であれば、後任者に直接説明する時間も確保し、口頭と資料の両面での引き継ぎを行うのが理想です。

会社からの書類（離職票・源泉徴収票など）の確認

退職時には、会社からいくつかの重要な書類を受け取ることになります。

中でも次の4つは公的手続きや転職活動に必要不可欠です。

書類名目的受取タイミング
離職票失業給付の申請退職後1週間〜10日ほど
源泉徴収票年末調整・確定申告退職後〜年末まで
雇用保険被保険者証ハローワークや転職時に必要退職時または事前
退職証明書前職の在籍証明希望者に発行

いずれも自動で渡されないことがあるため、「必要な書類を自分でリストアップして依頼」しておくと安心です。

備品の返却と清算（PC・社員証・社用スマホ・交通費等）

会社から貸与されている物品や、経費精算が未処理のものがある場合、最終出社日までに返却・精算を終えることが必須です。

返却対象の例：

  • 社員証・IDカード・社章
  • ノートパソコン・スマートフォン
  • セキュリティカード・ロッカーキー
  • 会社から借りた書籍・資料
  • 通勤定期券（現物支給の場合）

退職後に備品未返却があると、最終給与から天引きされたり、会社から連絡が入ることもあるため、チェックリストを作って抜け漏れを防ぎましょう。

健康保険証の返却・任意継続の案内

社会保険に加入していた方は、退職と同時に健康保険の資格を喪失します。

そのため、健康保険証は必ず返却が必要です。

もしも退職後もしばらく医療機関を受診する予定がある場合は、「任意継続被保険者制度」を利用できるかを確認しておきましょう（2年間まで継続可能）。

社内へのあいさつとコミュニケーション

退職が決まったら、忘れてはならないのが社内へのあいさつです。

特にお世話になった上司や先輩、仲の良かった同僚には、感謝の気持ちとこれまでの御礼を丁寧に伝えることが、社会人としてのマナーです。

退職を公表するタイミングと手段

退職の情報は、人事と上司が公表のタイミングを決めるのが一般的です。

勝手に周囲に話してしまうと、情報管理上のトラブルになることもあるため、公表の許可が出てからあいさつを始めるようにしましょう。

メール・口頭あいさつの書き方・話し方

部署内や近い関係者には、口頭でのあいさつが基本です。

ただし、在宅勤務者や別部署の人には、メールでのあいさつが適切な場合もあります。

メールあいさつの基本構成：

  • お世話になったことへの御礼
  • 退職のご報告と最終出社日
  • 後任担当の案内（可能であれば）
  • 今後の連絡手段（私用メールアドレスなどは任意）

直属の上司・同僚・部下へのあいさつ文例

相手との関係性に合わせて表現を調整することが大切です。

以下に一例をご紹介します。

例：上司への口頭あいさつ

これまで本当にお世話になり、ありがとうございました。

上司のもとで仕事ができたことを誇りに思っています。

短い間ではありますが、最後まで責任を持って業務を引き継がせていただきます。

例：メール（全体宛）

このたび一身上の都合により、◯月◯日をもって退職することとなりました。

在職中は多くの方に支えていただき、心より感謝申し上げます。

皆さまの今後のご活躍をお祈り申し上げます。

感謝を伝えつつトラブルを避ける言葉選び

退職理由を深く詮索されることもありますが、角の立たない表現や敬意を忘れないことが重要です。

「ネガティブな感情」をぶつけるのではなく、「ステップアップ」「区切り」「新たな挑戦」といった前向きな言葉に言い換えることで、あなたの印象は大きく変わります。

取引先や社外への退職のあいさつマナー

社内と同様に、取引先や関係会社などの社外関係者への退職あいさつも、社会人として重要なマナーのひとつです。

引き継ぎをスムーズに行い、今後の自分や会社の信頼を損なわないよう、礼節と配慮をもって対応しましょう。

誰に・どの範囲で伝えるべきか？

基本的には、自分が担当していた業務に直接関わっていた相手すべてに連絡するのが望ましいです。

ただし、社外へのあいさつは社内ルールに基づいて進める必要があるため、上司や人事と相談のうえで「伝える範囲とタイミング」を確認しておきましょう。

メール・訪問・電話の使い分けとタイミング

あいさつの手段は、相手の立場や関係性に応じて変わります。

  • 継続的な取引のある主要顧客 → できれば訪問または電話
  • やり取りの多かった相手 → 電話または個別メール
  • やや距離のある取引先 → 全体向けの一斉メール

あいさつのタイミングは最終出社日の1〜2週間前が目安です。

後任者の情報とあわせて連絡を入れると丁寧です。

後任の紹介と業務引き継ぎの配慮

取引先にとっては「担当者がいなくなる」こと自体が不安要素になりかねません。

そのため、引き継ぎのスケジュールや後任者の紹介を明確に伝えることが大切です。

可能であれば、後任と一緒に挨拶に伺う、または同席して電話で対応することで、よりスムーズな移行が期待できます。

社外あいさつメールの文例とNG例

社外向けメールのポイントは「感謝・退職日・後任案内・今後の連絡手段（任意）」です。

文例：

件名：退職のご挨拶（○○株式会社・氏名）

本文：

平素より大変お世話になっております。

私こと、このたび一身上の都合により、○月○日をもちまして○○株式会社を退職することとなりました。

これまで多大なるご支援をいただき、心より御礼申し上げます。

今後の業務は○○（後任氏名・連絡先）が引き継がせていただきますので、引き続きご指導賜りますようお願い申し上げます。

略儀ながらメールにてご挨拶申し上げます。

末筆ながら、貴社のさらなるご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。

NG表現例：

「お世話になったので辞めたくなかったのですが」

→ 感情的すぎて不安を与える

「後任のことは私もよく知りません」

→ 信頼を損なう原因に

「新しい職場で見かけたら声をかけてください」

→ 関係性によっては不適切

ビジネスの場では「私的な感情」を極力排し、誠実で丁寧な文面を心がけましょう。

退職後にやるべきこと一覧

退職したからといって、すべてが終わるわけではありません。

退職後にも必要な公的手続きや、次の生活に向けた準備が待っています。

ここでは、退職後に行うべきことを一覧でご紹介します。

国民健康保険・年金の切り替え

会社を辞めると、厚生年金・健康保険の被保険者資格を喪失します。

そのため、以下のいずれかの手続きを行う必要があります。

健康保険対応方法
国民健康保険に加入市区町村の窓口で申請（退職日から14日以内）
任意継続被保険者元の健康保険を最大2年間継続可能（手続きは退職後20日以内）
扶養に入る配偶者の健康保険に入る場合、配偶者の勤務先で手続き

年金についても、厚生年金から国民年金への種別変更が必要です（20歳以上60歳未満の方）。

年金手帳またはマイナンバーがあれば、市区町村の窓口で切り替え可能です。

失業給付の申請（ハローワーク）

再就職の予定がすぐにない方は、雇用保険の失業給付を受けられる可能性があります。

手続きはハローワークで行い、必要な書類は以下の通りです。

  • 離職票1・2
  • マイナンバーのわかるもの
  • 本人確認書類（免許証など）
  • 写真（3×2.5cm）2枚
  • 通帳またはキャッシュカード（受取用）

申請から支給まで1〜2か月程度かかることもあるため、早めの行動が大切です。

源泉徴収票の受け取り・次の職場への提出

転職先が決まっている方は、源泉徴収票を前職から受け取り、入社時に提出する必要があります。

これは年末調整で所得を正しく計算するために必要な書類です。

もし年末までに受け取れなかった場合は、自分で確定申告を行う必要があります。

年末調整と確定申告の関係

退職が年末に近い時期だった場合、前職でも転職先でも年末調整ができないというケースがあります。

その場合は、翌年の2月〜3月に自分で確定申告を行う必要があります。

特に下記に該当する方は注意が必要です：

  • 年内に再就職していない
  • 転職先に源泉徴収票を提出できなかった
  • 医療費控除などを受けたい

転職先に伝えるべき退職日・前職情報

転職先で入社手続きや雇用保険の引継ぎを行う際、前職の退職日・被保険者番号・源泉徴収票の内容が必要になります。

あらかじめメモしておくと、入社後の手続きがスムーズになります。

退職時のトラブルと対処法

どれだけ丁寧に準備しても、退職時にはさまざまなトラブルが起きることがあります。

感情的な引き止め、書類の不備、有休拒否、給与未払いなど、円満に辞めたいと思っていても思わぬ壁に直面することも。

ここでは、よくある退職トラブルとその対処法を解説します。

退職を認めてもらえない・引き止めが強い場合

「人手が足りないから今は辞めないで」「あと半年頑張ってほしい」など、会社側から引き止められるケースは少なくありません。

ただし、民法では「退職の申し出から2週間で労働契約を終了できる」と定められており、退職は労働者の権利です。

話し合いがこじれそうな場合は、以下のような対応を検討してください。

  • 退職届を内容証明郵便で送る
  • 労働基準監督署に相談する
  • 退職代行サービスを利用する（慎重に選ぶ）

大切なのは、感情的にならずに、冷静に記録を残しながら進めることです。

書類がもらえない・給与が支払われない

退職後になっても「離職票が届かない」「源泉徴収票を送ってもらえない」「最後の給与が振り込まれない」といったトラブルもあります。

これらは明らかに労働基準法違反に該当する可能性があるため、まずは会社に冷静に問い合わせを行い、それでも解決しない場合は以下の機関に相談しましょう。

  • 労働基準監督署（未払い賃金・書類交付遅れ）
  • ハローワーク（雇用保険関連）
  • 法テラス（無料の法律相談）

有休消化を拒否されたときの対応

「退職時の有給休暇を使わせてもらえない」というケースもよくありますが、有給取得の申請は労働者の権利です。

ただし、有休消化の時期は使用者に調整権限があるため、業務に支障がないよう配慮しながら早めに希望日を提示しましょう。

拒否が続くようであれば、そのやりとりを記録したうえで労基署に相談を。

備品返却を巡るトラブルの回避策

PCやスマホ、IDカードなど、返却が完了しているにも関わらず「返却がない」と主張されるケースもあります。

こうしたトラブルを避けるためにも、返却時には返却リストにサインをもらう・写真で記録を残すなどの自衛が有効です。

また、社内で明確な返却リストが存在しない場合は、自分で簡単な一覧を作成しておくと安心です。

辞めた後も連絡がくる…対応はどうする？

退職後に「前任者しか分からないことがある」と連絡が来ることもあります。

善意で応じるのは問題ありませんが、頻度が高い、内容が不明確、連絡手段が私用という場合には注意が必要です。

対応例：

  • 一度に答えず「対応可能な範囲を整理してください」と伝える
  • 新しい勤務先がある場合は「現在の業務に支障があるため対応できません」と断る
  • 会社の連絡窓口を通すよう促す

引継ぎを丁寧に行っていれば、こうした事態も最小限に抑えられます。

退職時に受け取る書類と提出書類のチェックリスト

退職の手続きを進めるなかで、会社から「受け取る書類」と「提出する書類」が多数あります。

受け取っていないと次の手続きに支障が出たり、損をすることもありますので、チェックリスト形式で確認しておきましょう。

退職者本人が会社に提出する書類

書類名提出目的提出タイミング
退職届（または退職願）退職意思を正式に表明退職の意思を伝えた直後
年金手帳（または基礎年金番号通知書）社会保険資格喪失の手続き退職日までに
健康保険証資格喪失に伴う返却退職日までに
会社貸与の備品PC・ID・社章など最終出社日までに

退職時に会社から受け取るべき書類

書類名用途・提出先受取タイミング
離職票失業保険申請（ハローワーク）退職後に郵送／直接受取
雇用保険被保険者証ハローワーク／転職先提出最終出社日 or 退職後
源泉徴収票年末調整・確定申告／転職先提出退職後1か月以内
退職証明書前職在籍証明（任意提出）希望者に発行
健康保険任意継続申請書継続希望者のみ退職後20日以内に申請

チェックリストで最終確認を

以下のようなチェックリストを使うと、書類の抜け漏れを防ぐのに役立ちます。

  • 退職届を提出した
  • 有給消化のスケジュールが確定した
  • 備品をすべて返却した
  • 離職票を受け取った
  • 源泉徴収票の送付予定を確認した
  • 社内あいさつと社外あいさつが完了した
  • 年金・健康保険の切り替えを済ませた

退職は「人生の節目」｜前向きに区切るために

退職は、ただ「会社を辞める」という出来事ではなく、人生の一つの大きな節目です。

不安や寂しさを感じる場面もあるかもしれませんが、だからこそ、自分自身としっかり向き合い、新しいスタートを前向きに迎えるための大切な区切りにすることができます。

自分の人生に責任を持つということ

働き方が多様化している現代では、「転職」や「退職」は決してネガティブなものではありません。

むしろ、自分の人生に責任を持ち、自分で選択する力が求められる時代です。

「辞める」と決めたことも、その後の選択肢も、あなた自身の意思です。

だからこそ、手続きや準備を丁寧に行い、後悔のない退職にすることがとても大切です。

辞めるときの印象が「最後の評価」になる

長年勤めた会社でも、数ヶ月だけ働いた職場でも、人は「最後の印象」でその人を覚えているものです。

どんな理由であっても、最後に「きちんと引き継ぎをしてくれた」「感謝を伝えてくれた」という記憶は、あなたの社会人としての評価につながるでしょう。

円満退職のマナーやルールを守ることは、次の職場でも信頼される人材であることの証にもなります。

未来につながる円満退職を目指して

退職はゴールではなく、新しいスタート地点です。

「辞めて終わり」ではなく、これから自分がどんな働き方をしたいのか、どんな生き方をしたいのかを見つめ直すチャンスでもあります。

「お世話になった人に感謝を伝える」

「次の人が困らないように準備する」

「必要な書類や手続きをしっかり終える」

その一つひとつが、気持ちよく次のステージに進むための「自分への区切り」となります。

よくある質問（FAQ）

Q. 退職届と退職願の違いは？どちらを出すべき？

「退職願」は“お願い”の形式であり、会社に承認を求める段階の文書です。

一方「退職届」は、退職が確定したうえで正式に届け出る文書です。

多くの会社では、口頭で了承された後に「退職届」の提出を求められるケースが一般的です。

Q. 有給休暇は退職前にすべて使い切れる？

はい、原則として労働者には有給休暇を自由に取得する権利があります。

退職日から逆算して有給消化を申し出れば、会社はよほどの業務上の理由がない限り拒否できません。

ただし、早めにスケジュールを調整し、上司と相談することが円満な形につながります。

Q. 離職票はいつもらえる？申請は必要？

離職票は、失業保険の申請に必要な書類で、通常は退職後7〜10日程度で郵送されます。

会社によっては申請が必要な場合もあるため、退職前に「離職票が必要です」と伝えておきましょう。

Q. 社外あいさつはどのタイミングで行えばいい？

取引先や関係会社へのあいさつは、最終出社日の1〜2週間前が目安です。

後任者の紹介と合わせて、メールや電話で丁寧に伝えましょう。

訪問が可能な場合は、後任と一緒に伺うとより好印象です。

Q. 転職先に源泉徴収票を提出し忘れたらどうなる？

転職先で年末調整ができない可能性があります。

その場合、自分で確定申告を行う必要があります。

前職から源泉徴収票が届かない場合は早めに催促し、確実に保管しておきましょう。